هنگامی که یک کاربر، صفحه‌ای را درخواست می‌کند یا می‌خواند، یا به یکی از میزبان‌های ویکی‌مدیا نامهٔ الکترونیکی ارسال می‌کند، بنیاد هیچ گونه اطلاعاتی به جز آن چه که معمولاً توسط وبگاه‌ها ذخیره می‌شود، جمع‌آوری نمی‌کند. ممکن است بنیاد ویکی‌مدیا سیاهه‌های خام این تراکنش‌ها را نگهداری کند، اما این اطلاعات هرگز منتشر نمی‌شوند و برای ردگیری کاربران درستکار مورد استفاده قرار نمی‌گیرد. وقتی صفحه‌ای توسط ویرایش‌کننده‌ای که وارد سیستم شده است ویرایش می‌شود، میزبان پروژه به طور محرمانه نشانی اینترنتی مرتبط با وی را برای مدت محدودی ثبت می‌کند. این اطلاعات پس از مدت مشخصی به طور خودکار حذف می‌شوند. در مورد ویرایش‌کنندگانی که به سیستم وارد نشده‌اند، نشانی اینترنتی آن‌ها به طور عمومی و همیشگی به عنوان مؤلف آن ویرایش ثبت می‌شود. افراد دیگر می‌توانند با استفاده از این نشانی اینترنتی و اطلاعات دیگر به شناسایی مؤلف اثر بپردازند. ورود به سیستم با یک نام کاربری امکان حفظ بهتر هویت را فراهم می‌کند. کوکی‌ها هنگامی که صفحه‌ای از یک پروژه باز می‌شود، وبگاه مربوطه یک کوکی موقت روی رایانهٔ بازدیدکننده ایجاد می‌کند. خوانندگانی که نمی‌خواهند به سیستم وارد شوند یا ویرایش کنند، می‌توانند این کوکی را رد کنند؛ این کوکی در انتهای نشست کاربری توسط مرورگر حذف خواهد شد. وقتی کسی وارد سیستم می‌شود کوکی‌های بیشتری برای حفظ وضعیت ورود به سیستم تنظیم می‌شوند. اگر کسی نام کاربری و گذرواژهٔ خود را در مرورگر خود ذخیره کند، این اطلاعات به مدت ۳۰ روز ذخیره می‌شوند و با هر بار بازدید از همان پروژه، دوباره به میزبان فرستاده می‌شوند. مشارکت‌کنندگانی که از یک رایانهٔ عمومی استفاده می‌کنند و می‌خواهند که نام کاربری آن‌ها برای کاربران بعدی آن دستگاه نمایش نیابد، باید کوکی‌ها را پس از استفاده پاک کنند. تاریخچهٔ صفحه به طور کلی تمام ویرایش‌ها و دیگر مشارکت‌هایی که روی مقاله‌ها، صفحه‌های کاربری و صفحه‌های بحث یک پروژه انجام می‌شوند تا ابد نگه داشته می‌شوند. در سیستم‌های مبتنی بر ویکی هیچ متنی را نمی‌توان برای همیشه حذف کرد. معمولاً هر کسی در پروژه‌ها می‌تواند به نسخهٔ قبلی یک مقاله نگاه کند و ببیند که در آن چه چیزی وجود داشته‌است. کاربرانی که دارای سطح دسترسی بالاتر هستند حتی می‌توانند محتویات مقاله‌های «حذف» شده را که از دید عموم پنهان هستند مشاهده کنند. کسانی که دسترسی بالا به میزبان‌های بنیاد دارند می‌توانند مطلبی را برای همیشه حذف کنند، اما به جز در موارد نادر همچون اجرای احکام قضایی، حذف دائم رخ نخواهد داد. مشارکت‌های کاربر مشارکت‌های کاربران نیز جمع‌آوری می‌شوند و به طور عمومی قابل دسترسی هستند. مشارکت‌های کاربران مطابق با ثبت نام آن‌ها و وضعیت ورودشان به سیستم جمع‌آوری می‌شوند. اطلاعات مربوط به مشارکت کاربران، نظیر زمانی که کاربران ویرایش کرده‌اند و تعداد ویرایش‌هایی که انجام داده‌اند، از طریق فهرست مشارکت‌های کاربر به طور عمومی قابل دسترسی هستند و توسط وبگاه‌های دیگر به شکل متراکم منتشر می‌شوند. خواندن پروژه‌ها از کاربران و دیگر بازدیدکنندگانی که صفحه را می‌خوانند، اطلاعاتی بیشتر از آن چه معمولاً در سیاههٔ کارساز وبگاه‌ها ذخیره می‌شود، مورد جمع‌آوری قرار نمی‌گیرد. به جز اطلاعات خام سیاهه که برای اهداف عمومی جمع‌آوری می‌شود، بازدید از صفحه‌ها هویت بازدیدکننده را به طور عمومی نمایش نمی‌دهد. نمونه‌های گرفته شده از داده‌های خام سیاهه می‌تواند شامل نشانی اینترنتی هر کاربر باشد، اما به طور عمومی گزارش نمی‌شود. ویرایش پروژه‌ها ویرایش در صفحه‌های یک پروژه با نام کاربری یا نشانی اینترنتی ویرایش‌کننده قابل شناسایی است و تاریخچهٔ ویرایش‌های یک کاربر در فهرست مشارکت‌های وی جمع‌آوری می‌گردد. این اطلاعات برای همیشه در پروژه‌ها قابل دسترسی خواهند بود. کاربران وارد شده به سیستم: کاربران وارد شده به سیستم نشانی اینترنتی خود را به جز در موارد سوء استفاده، نظیر خرابکاری در یک صفحهٔ ویکی توسط کاربر یا توسط کاربری دیگر با همان نشانی اینترنتی، برای عموم آشکار نخواهند ساخت. نشانی اینترنتی هر کاربر برای یک مدت مشخص در میزبان‌های ویکی ذخیره می‌شود که طی آن توسط مدیران میزبان و کاربرهایی که دسترسی «بازرسی کاربر» دارند قابل دیدن خواهد بود. اطلاعات نشانی اینترنتی و ارتباط آن با کاربرانی که آن نشانی را به اشتراک استفاده می‌کنند، ممکن است در شرایط خاصی منتشر شود که پایین‌تر توضیح داده شده‌اند. ویرایش‌کنندگانی که از یک میزبان پست الکترونیکی شرکتی در منزل یا از طریق یک اتصال کابلی اینترنت از نوع DSL استفاده می‌کنند، معمولاً به سادگی از طریق نشانی اینترنتی‌شان قابل شناسایی هستند؛ در این صورت ممکن است که تمام مشارکت‌های انجام شده در پروژه‌های مختلف توسط آن نشانی اینترنتی مورد شناسایی قرار گیرد. استفاده از یک نام کاربری راهی بهتر برای حفظ اسرار در این شرایط است. کاربران ثبت نام کرده که به سیستم وارد نشده‌اند و کاربران ثبت نام نکرده: ویرایش‌کنندگانی که به سیستم وارد نشده‌اند ممکن است از طریق نشانی اینترنتی شبکه‌شان قابل شناسایی باشند. بسته به نوع اتصال فرد به اینترنت، ممکن است که این نشانی اینترنتی تا حد یک ارائه کنندهٔ خدمات اینترنتی، یا به طور معین‌تر تا یک مدرسه، محل کار یا منزل قابل ردگیری باشد. ممکن است بتوان از این اطلاعات در کنار اطلاعات دیگر، نظیر شیوهٔ نگارش یا ترجیحات، برای شناسایی کامل یک نویسنده استفاده کرد. بحث‌ها در صفحه‌های بحث ویکی هر صفحهٔ قابل ویرایشی می‌تواند مکانی برای یک بحث باشد. به طور کلی، بحث در پروژه‌های بنیاد در صفحه‌های بحث کاربری (مرتبط با هر کاربر خاص)، صفحه‌های بحث مقاله (مرتبط با هر مقالهٔ خاص) و یا در صفحه‌هایی که عمداً به شکل تالارهای اینترنتی عمل می‌کنند (نظیر قهوه‌خانه) صورت می‌پذیرد. انتظارات حفظ اسرار در مورد صفحه‌های بحث هم مانند دیگر جاها اعمال می‌شوند. از طریق پست الکترونیکی کاربران در زمان ثبت نام ملزم به ثبت یک نشانی پست الکترونیکی نیستند. کاربرانی که نشانی پست الکترونیکی معتبر خود را وارد می‌کنند می‌توانند به دیگر کاربران وارد شده به سیستم اجازه دهند که از طریق ویکی برایشان نامهٔ الکترونیکی بفرستند. زمانی که یک کاربر از طریق این سامانه نامهٔ الکترونیکی دریافت می‌کند، نشانی پست الکترونیکی‌اش برای دیگران نمایش داده نمی‌شود. هنگامی که یک کاربر از طریق این سامانه نامهٔ الکترونیکی ارسال می‌کند، نشانی پست الکترونیکی‌اش به عنوان فرستنده نمایش می‌یابد. نشانی پست الکترونیکی تنظیم‌شده در ترجیحات یک کاربر ممکن است توسط بنیاد برای تماس با آن کاربر استفاده شود. کاربرانی که حساب کاربری‌شان حاوی نشانی پست الکترونیکی معتبر نباشد نمی‌توانند گذرواژهٔ خود را در صورت فراموش کردن تجدید کنند. با این حال، در چنین مواردی کاربران می‌توانند با یکی از مدیران میزبان ویکی‌مدیا تماس بگیرند تا نشانی پست الکترونیکی جدیدی برایشان وارد کند. هر کاربر می‌تواند نشانی پست الکترونیکی را در هر زمان از ترجیحات حساب کاربری خود حذف نماید تا از استفاده شدن آن جلوگیری کند. ارتباط خصوصی بین کاربران ممکن است به صلاحدید ایشان ذخیره شود و این امر تحت تسلط سیاست بنیاد ویکی‌مدیا نیست. در فهرست‌های پست الکترونیکی نشانی پست الکترونیکی که برای عضویت و ارسال نامه به فهرست‌های پست الکترونیکی یک پروژه استفاده شده، برای دیگر اعضا نمایش می‌یابد. بایگانی اکثر این فهرست‌ها، عمومی است و جستجو در بایگانی‌های عمومی ممکن است از طریق وب انجام گیرد. نشانی پست الکترونیکی اعضا هم‌چنین ممکن است در پیغام‌های دیگر اعضا نقل شود. این نشانی‌های پست الکترونیکی و هر پیغامی که به فهرست پست الکترونیکی ارسال شود ممکن است بایگانی شوند و برای همیشه در دسترس عموم باقی بمانند. از طریق OTRS برخی از نشانی‌های پست الکترونیکی (نظیر info-en at wikimedia dot org) نامه را به تیمی از داوطلبان مورد اعتماد بنیاد، نظیر OTRS، ارجاع می‌کنند تا پاسخ داده شوند. نامهٔ فرستاده شده به این سامانه برای عموم قابل رویت نیست، اما افراد داوطلب انتخاب شده توسط بنیاد می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند. گروه سامانهٔ پاسخ به پرسش‌ها ممکن است برای پاسخگویی موثر، دربارهٔ محتوای ارسال شده در نامهٔ دریافت شده با دیگر مشارکت‌کنندگان گفتگو کند. این پیغام‌ها و نشانی‌های پست الکترونیکی ممکن است توسط اعضای تیم OTRS و هر سامانهٔ پست الکترونیکی که از آن استفاده می‌کنند ذخیره شوند و ممکن است برای آن‌ها قابل دسترسی باقی بمانند. روی IRC کانال‌های IRC به طور رسمی جزئی از بنیاد ویکی‌مدیا نیستند و روی میزبان‌های تحت کنترل ویکی‌مدیا اجرا نمی‌شوند. نشانی اینترنتی کاربرانی که روی چنین شبکه‌هایی گفتگو می‌کنند ممکن است برای دیگر مشارکت‌کنندگان نمایش یابد. حفظ اسرار کاربران IRC روی هر کانال تنها مطابق با سیاست‌های خدمات و کانال مورد بحث است. کانال‌های مختلف سیاست‌های مختلفی در مورد انتشار سیاهه‌ها دارند. جالبه اگه بشه سیاست های سایت رو کاربران ویرایش کنند!s